RFI vs RFP: Como eles são diferentes e o que você deve escolher

Para certificar-se de que você selecione o fornecedor que melhor se adequa das necessidades do seu negócio, você precisa de algumas informações importantes. Mas como você sabe que você tem todos os detalhes que você precisa ou garantir que você faz as perguntas certas? Trata — se muitas vezes de emitir o processo certo-RFI vs RFP.

a escolha do processo a utilizar depende do resultado desejado. O que pretende obter? Informação, uma proposta firme ou uma proposta detalhada de preços? Vamos ver o que cada processo implica.um processo RFI (pedido de informação) é o primeiro passo para aprender mais sobre uma empresa que pode ser subcontratada para fazer um trabalho para você. Este processo filtra fornecedores que não cumprem os requisitos ou não podem entregar dentro do cronograma dado, e normalmente segue um formato que pode ser usado para fins comparativos.por conseguinte, uma IFR deve incluir:

• um índice;
• Uma introdução e o objectivo da IFR;
• Uma explicação do âmbito da RFI;
• Abreviaturas e terminologia utilizados no RFI documento (é importante usar o padrão da indústria em termos que são reconhecíveis para os fornecedores);
• Um modelo para ser concluída (isto irá facilitar o seu trabalho, quando você vai ser a comparação de fornecedores);
• Detalhes sobre os próximos passos — RFP (Solicitação de Proposta) ou RFQ (Request for Quota).

o objectivo do lançamento de um processo RFI é explorar várias opções antes de se estabelecer num fornecedor. Além disso, a existência de um processo RFI permite que os fornecedores saibam que o processo de Licitação será justo. Se as empresas convidadas a concorrer não tiverem uma possibilidade realista de vencer, os fornecedores reconhecê-la-ão e a participação acabará por declinar.

As vantagens de RFI (Pedido de Informações)

Tendo tempo para escrever uma RFI pode parecer um fardo, mas a longo prazo, como uma forma de controle de danos, ele pode poupar-lhe tempo e dinheiro.Há vários benefícios em lançar um processo RFI:

• Você começa uma oportunidade para entender o mercado;
• Você pode descobrir que os fornecedores de levar o seu negócio a sério;
• Você terá uma visão geral de produtos concorrentes;
• Você pode reunir informações sobre o produto que irá permitir que você venha com realista requisitos na RFP/RFQ;
• Você obtenha uma pré-seleção de potenciais fornecedores que você gostaria de convidar para um RFP ou RFQ.

No entanto, também há desvantagens de lançar um processo RFI.

As desvantagens de RFI (Pedido de Informações)

Uma grande desvantagem de lançamento de uma RFI processo é que os fornecedores podem vê-lo como algo que o cliente potencial não é muito sério, caso em que não colocar também pensei muito na sua resposta; eles podem simplesmente enviar o seu nível de preços e brochuras de informação que você pode facilmente encontrar on-line de qualquer maneira), sem prestar atenção às suas necessidades específicas.outra desvantagem seria que o fornecedor não pode enviar informações se ele não vê o compromisso real do comprador. Escrever uma resposta estruturada é tanto tempo quanto dinheiro, então é compreensível que alguns fornecedores podem não querer fazer isso na ausência de qualquer obrigação. E é difícil definir o que é “compromisso real”, pois depende de Negócios Para Negócios. É por isso que algumas empresas preferem saltar o RFI e prosseguir com um RFP ou RFQ.o lançamento de um RFI também amplia o processo de compra porque as organizações precisam ter em conta o tempo de revisão do RFIs. No entanto, na ausência de um RFI, alguns fornecedores podem sentir que estão em desvantagem em favor de outros.

assim, se você tiver muito tempo para coletar informações, então lançando um processo RFI antes que o processo RFP seja o caminho a seguir; caso contrário, você pode continuar a enviar o RFP.

exemplos de perguntas RFI (pedido de informações)

para tornar as coisas mais fáceis, eu vou dar-lhe uma estrutura básica para um RFI. Deve conter:

1. uma declaração de necessidade (com objectivos e objectivos);
2. um acordo de confidencialidade ou de não divulgação;

algumas informações básicas sobre a sua empresa (para dar aos fornecedores um contexto);

3. Uma lista de qualificações (o que você está procurando um fornecedor, como seu ideal fornecedor parece);
4. As informações solicitadas (o que você precisa para tomar uma decisão);
5. Os critérios de avaliação;
6. O prazo;
7. instruções de Submissão.

agora, tendo este modelo em mente, há uma maneira “errada” e uma maneira “correta” de fazer perguntas. A maneira” correta ” seria não fazer perguntas vagas, mas torná-las muito específicas.

Por exemplo, em vez de perguntar ” Qual é o seu processo de contabilidade?”podes quebrar essa pergunta em blocos:

• “What is your accounting services operating model?”;
• ” Como você gerencia as tarefas?”;
• “A quem ligamos com perguntas?”, etc.

Outras perguntas poderiam ser:

• o Que é um “erro” e como corrigi-lo?;
• que colaboração espera dos seus clientes?;
• Como você gerencia a satisfação do cliente? Como você descobre acordos de nível de serviço?.

What is Request for Proposal (RFP)

an RFP (Request for Proposal) is a document used to obtain comprehensive proposals from interested suppliers. Geralmente segue um RFI inicial (que inclui detalhes de Orçamento, um cronograma e uma descrição completa do escopo do projeto) e seu objetivo é permitir que os fornecedores demonstrem suas habilidades, experiência e conhecimento.é utilizado um PFR quando o pedido exige conhecimentos técnicos especializados ou quando o produto ou serviço solicitado ainda não existe. A proposta pode exigir investigação e desenvolvimento para criar o que for solicitado.o documento PFP deve incluir: um índice; um acordo de confidencialidade ou de não divulgação.;informação básica sobre o cliente e o processo; a extensão e o âmbito do projecto; um calendário proposto; informações pormenorizadas sobre o projecto e requisitos; Requisitos comerciais; orçamento atribuído; critérios de Avaliação para os fornecedores; instruções de apresentação.

preparação completa do PFR é importante, uma vez que o tempo gasto nesta fase irá garantir boas respostas. Muitas vezes, as empresas também organizam reuniões de informação preliminar para informar os fornecedores e responder a quaisquer perguntas.

The advantages of RFP (Request for Proposal)

There are several reasons you will want to launch an RFP process:

• To notify suppliers of your intention to purchase certain products or services;
• para obter uma apresentação formal dos fornecedores escolhidos para permitir a comparação da proposta;
• para mostrar que você tem um processo formal e justo sem favorecer um fornecedor preferido.

No entanto, existem também algumas desvantagens.

as desvantagens do PFR (pedido de proposta)

uma grande desvantagem do RFPs é que eles nix a participação de boas perspectivas de fornecedores que pensam RFPs são muito arriscado ou de baixo rendimento.outra desvantagem é que, embora um processo de PFR reduz consideravelmente o tempo de atrair fornecedores, pode ser visto como um sistema que mina a concorrência, convidando apenas um certo número de proponentes.por último, mas não menos importante, são também dispendiosos, levam algum tempo e criam burocracia. Ainda assim, os benefícios superam as desvantagens.

exemplos de perguntas de PFR (pedido de proposta)

ao escrever um documento de PFR, você precisa ser específico; explique os produtos/serviços que você está procurando. Por isso devias:

• peça amostras / exemplos, certificações ou referências;
• solicite um plano de preços abrangente;
• seja tão profundo quanto necessário.

durante um processo de PFR, você também tem a chance de aprender como você e seus fornecedores trabalharão juntos. Aqui estão alguns exemplos de perguntas que irão ajudá-lo a reduzir o risco e economizar tempo e dinheiro:

• Como você vai abordar a implementação de ?quais são os riscos para a linha do tempo ou orçamento que vê, com base na sua compreensão da nossa organização?que medidas podemos tomar para controlar os custos e/ou limitar as derrapagens dos custos?

Qual é a diferença entre RFI e RFP?

conclusão, um RFI é geralmente usado quando você pensa que sabe o que quer, mas precisa de mais informações dos fornecedores (e RFI é tipicamente seguido por um RFQ, enquanto um RFP é usado quando você sabe que você tem um problema, mas não sabe como exatamente você quer resolvê-lo. RFPs tendem a ser mais abertos do que RFIs, permitindo que os fornecedores também forneçam suas próprias sugestões sobre como eles iriam projetar e completar um projeto particular.

qual deve escolher? RFI ou RFP?

escolher um sobre o outro se resume a estar ciente do estágio em que você se encontra. Se você está apenas tentando obter uma visão geral dos fornecedores ou ver se há uma solução para a sua dor, então o RFI pode ser o caminho a seguir. Se você está perto de comprar, mas aberto a ideias, um PFR é provavelmente a melhor escolha.

nota Final

a implementação correta destes processos requer tempo, dedicação e habilidades. Caso contrário, arrisca-se a perder tempo por nada, pois não acabará por encontrar uma solução para o seu problema. Por isso, independentemente do processo que escolherem, tenham sempre em mente porque estão a fazer isto e qual é o resultado que esperam.

pronto para lançar o seu primeiro PFP? Olha Prokuria!