RFI vs RFP: cum sunt diferite și care ar trebui să alegeți
pentru a vă asigura că selectați furnizorul care se potrivește cel mai bine nevoilor afacerii dvs., aveți nevoie de câteva informații critice. Dar de unde știi că ai toate detaliile de care ai nevoie sau te asiguri că pui întrebările potrivite? De multe ori se reduce la emiterea Procesului potrivit — RFI vs RFP.
alegerea procesului de utilizat depinde de rezultatul dorit. Ce intenționați să obțineți? Informații, o propunere fermă sau o ofertă detaliată de preț? Să vedem ce implică fiecare proces.
un proces RFI (cerere de informații) este primul pas pentru a afla mai multe despre o companie care ar putea fi subcontractată pentru a face o treabă pentru dvs. Acest proces filtrează furnizorii care nu îndeplinesc cerințele sau nu pot livra în cadrul cronologiei date și, în mod normal, urmează un format care poate fi utilizat în scopuri comparative.
prin urmare, un RFI ar trebui să includă:
- un cuprins;
- o introducere și scopul RFI;
- o explicație a domeniului de aplicare al RFI;
- abrevieri și terminologie utilizate în documentul RFI (este important să folosiți termeni standard din industrie care pot fi recunoscuți furnizorilor);
- un șablon de completat (acest lucru vă va ușura munca atunci când veți compara furnizorii);
- detalii despre pașii următori — RFP (cerere de propunere) sau RFQ (cerere de cotă).
scopul lansării unui proces RFI este de a explora mai multe opțiuni înainte de a se stabili pe un singur furnizor. De asemenea, având un proces RFI în loc permite furnizorilor știu că procesul de licitare va fi corect. Dacă companiile invitate să liciteze nu au o posibilitate realistă de a câștiga, furnizorii o vor recunoaște și participarea va scădea în cele din urmă.
avantajele RFI (cerere de informații)
luarea de timp pentru a scrie un RFI poate părea o povară, dar pe termen lung, ca formă de control al daunelor, vă poate economisi atât timp, cât și bani.Există mai multe avantaje pentru lansarea unui proces RFI:
- aveți ocazia să înțelegeți piața;
- puteți afla ce furnizori vă iau în serios afacerea;
- obțineți o imagine de ansamblu asupra produselor concurente;
- puteți aduna informații despre produse care vă vor permite să veniți cu cerințe realiste în RFP/RFQ;
- obțineți o listă scurtă de potențiali furnizori pe care doriți să îi invitați la un RFP sau RFQ.
cu toate acestea, există și dezavantaje ale lansării unui proces RFI.
dezavantajele RFI (cerere de informații)
un dezavantaj major al lansării unui proces RFI este că furnizorii ar putea să-l vadă ca pe ceva despre care potențialul client nu este foarte serios, caz în care nu se vor gândi prea mult la răspunsul lor; ar putea pur și simplu să vă trimită prețurile standard și broșurile (informații pe care le puteți găsi cu ușurință online oricum) fără a acorda atenție nevoilor dvs. specifice.
un alt dezavantaj ar fi că furnizorul nu poate trimite deloc informații dacă nu vede un angajament real din partea cumpărătorului. Scrierea unui răspuns structurat consumă atât timp, cât și bani, deci este de înțeles că unii furnizori ar putea să nu dorească să facă acest lucru în absența oricărei obligații. Și este greu de definit ce este „angajamentul real”, deoarece depinde de la o afacere la alta. De aceea, unele companii preferă să săriți RFI și să continuați cu un RFP sau RFQ.
lansarea unui RFI extinde, de asemenea, procesul de achiziție, deoarece organizațiile trebuie să ia în considerare timpul pentru revizuirea RFIs. Cu toate acestea, în absența unui RFI, unii furnizori ar putea simți că sunt dezavantajați în favoarea altora.
deci, dacă aveți suficient timp pentru a aduna informații, atunci lansarea unui proces RFI înainte de procesul RFP este calea de urmat; în caz contrar, puteți continua să trimiteți RFP.
Exemple de întrebări RFI (cerere de informații)
pentru a face lucrurile mai ușoare, vă voi oferi o structură de bază pentru un RFI. Ar trebui să conțină:
- o declarație de necesitate (cu scopuri și obiective);
- un acord de confidențialitate sau nedivulgare;
- câteva informații generale despre compania dvs. (pentru a oferi furnizorilor un context);
- o listă de calificări (ceea ce căutați la un furnizor, cum arată furnizorul dvs. ideal);
- informațiile pe care le solicitați (ceea ce aveți nevoie pentru a lua o decizie);
- criteriile dvs. de evaluare;
- termenul limită;
- instrucțiuni de depunere.
acum, având în vedere acest șablon, există un mod „greșit” și un mod „corect” de a pune întrebări. Modul „corect” ar fi să nu punem întrebări vagi, ci să le facem foarte specifice.
de exemplu, în loc să întrebați „Care este procesul dvs. contabil?”, ai putea rupe această întrebare în blocuri:
- „care este modelul dvs. de operare a serviciilor de contabilitate?”;
- „cum gestionați sarcinile?”;
- „Pe cine sunăm cu întrebări?”, etc.
alte întrebări ar putea fi:
- ce este o „eroare” și cum o remediați?;
- ce colaborare aștepți de la clienții tăi?;
- cum gestionați satisfacția clienților? Cum vă dați seama de acordurile privind nivelul serviciilor?.
ce este cerere de propunere (RFP)
un RFP (cerere de propunere) este un document utilizat pentru a obține propuneri cuprinzătoare de la furnizorii interesați. De obicei, urmează un RFI inițial (care include detalii bugetare, o cronologie și o descriere detaliată a domeniului de aplicare al proiectului), iar scopul său este de a permite furnizorilor să-și demonstreze abilitățile, experiența și cunoștințele.
un RFP este utilizat în cazul în care cererea necesită expertiză tehnică sau în cazul în care produsul sau serviciul solicitat nu există încă. Propunerea poate necesita cercetare și dezvoltare pentru a crea ceea ce se solicită.
documentul RFP trebuie să includă:
- un cuprins;
- un acord de confidențialitate sau de nedivulgare;
- informații de bază despre client și proces;
- amploarea și domeniul de aplicare al proiectului;
- o cronologie propusă;
- informații și cerințe detaliate de proiectare;
- cerințe comerciale;
- bugetul alocat;
- criterii de evaluare pentru furnizori;
- instrucțiuni de depunere.
pregătirea temeinică a RFP este importantă, deoarece timpul petrecut în această etapă va asigura răspunsuri bune. Adesea, întreprinderile organizează, de asemenea, întâlniri preliminare de informare pentru a informa furnizorii și a răspunde la orice întrebări.
The advantages of RFP (Request for Proposal)
There are several reasons you will want to launch an RFP process:
- To notify suppliers of your intention to purchase certain products or services;
- pentru a obține o depunere formală de la furnizorii aleși pentru a permite compararea propunerilor;
- pentru a arăta că aveți un proces formal și echitabil fără a favoriza un furnizor preferat.
cu toate acestea, există și câteva dezavantaje.
dezavantajele RFP (cerere de propunere)
un dezavantaj major al RFP-urilor este că acestea nix participarea unor potențiali furnizori buni care consideră că RFP-urile sunt prea riscante sau cu randament scăzut.
un alt dezavantaj este că, deși un proces RFP reduce foarte mult timpul de atragere a furnizorilor, acesta poate fi văzut ca un sistem care subminează concurența prin invitarea doar a unui anumit număr de ofertanți.
nu în ultimul rând, ele sunt, de asemenea, costisitoare, durează un timp și creează birocrație. Totuși, beneficiile depășesc dezavantajele.
Exemple de întrebări RFP (cerere de propunere)
în timp ce scrieți un document RFP, trebuie să fiți specific; explicați produsele / serviciile pe care le căutați. Deci ar trebui:
- cereți mostre/Exemple, certificări sau referințe;
- solicitați un plan cuprinzător de stabilire a prețurilor;
- Fiți la fel de aprofundat pe cât trebuie să fiți.
în timpul unui proces RFP, aveți, de asemenea, șansa de a afla cum veți lucra împreună cu furnizorii dvs. Iată câteva exemple de întrebări care vă vor ajuta să reduceți riscul și să economisiți timp și bani:
- cum veți aborda implementarea ?
- ce riscuri pentru cronologie sau buget vedeți, pe baza înțelegerii dvs. despre organizația noastră?
- ce măsuri putem urmări pentru a controla costurile și / sau a limita depășirile de costuri?
care este diferența dintre RFI și RFP?
linia de fund, un RFI este utilizat în general atunci când credeți că știți ce doriți, dar aveți nevoie de mai multe informații de la furnizori (iar RFI este de obicei urmat de un RFQ, în timp ce un RFP este utilizat atunci când știți că aveți o problemă, dar nu știți exact cum doriți să o rezolvați. RFP-urile tind să fie mai deschise decât RFIs, permițând furnizorilor să ofere și propriile sugestii cu privire la modul în care ar proiecta și finaliza un anumit proiect.
care ar trebui să alegeți? RFI sau RFP?
alegerea una peste alta se reduce la a fi conștient de stadiul în care te afli. Dacă încercați doar să obțineți o imagine de ansamblu a furnizorilor sau să vedeți dacă există o soluție pentru durerea dvs., atunci RFI ar putea fi calea de urmat. Dacă sunteți aproape de cumpărare, dar deschis la idei, un RFP este probabil cea mai bună alegere.
notă finală
implementarea corectă a acestor procese necesită timp, dedicare și abilități. Altfel riscați să pierdeți timp pentru nimic, deoarece nu veți ajunge să găsiți o soluție la problema dvs. Deci, indiferent de procesul pe care îl alegeți, păstrați întotdeauna în minte de ce faceți acest lucru și care este rezultatul pe care îl așteptați.
sunteți gata să lansați primul RFP? Uită-te la Prokuria!