RFI vs RFP: czym się różnią i który wybrać

zalety RFI (Prośba o informacje)

poświęcenie czasu na napisanie RFI może wydawać się ciężarem, ale na dłuższą metę, jako forma kontroli szkód, może zaoszczędzić zarówno czas, jak i pieniądze.Uruchomienie procesu RFI wiąże się z wieloma korzyściami:

• masz możliwość zrozumienia rynku;
• możesz dowiedzieć się, którzy dostawcy traktują Twoją firmę poważnie;
• masz przegląd konkurencyjnych produktów;
• możesz zebrać informacje o produkcie, które pozwolą Ci wymyślić realistyczne wymagania w Twoim zapytaniu ofertowym;
• otrzymasz krótką listę potencjalnych dostawców, których chcesz zaprosić do zapytania ofertowego lub zapytania ofertowego.

istnieją jednak również wady uruchomienia procesu RFI.

wady RFI (Prośba o informacje)

główną wadą uruchomienia procesu RFI jest to, że dostawcy mogą postrzegać go jako coś, co potencjalny klient nie jest zbyt poważny, w takim przypadku nie będą wkładać zbyt wiele uwagi w swoją odpowiedź; mogą po prostu przesłać Ci swoje standardowe ceny i broszury (informacje, które i tak można łatwo znaleźć online) bez zwracania uwagi na konkretne potrzeby.

Inną Wadą byłoby to, że dostawca może w ogóle nie wysyłać informacji, jeśli nie widzi prawdziwego zaangażowania ze strony kupującego. Pisanie ustrukturyzowanej odpowiedzi wymaga zarówno czasu, jak i pieniędzy, więc zrozumiałe jest, że niektórzy dostawcy mogą tego nie robić w przypadku braku jakichkolwiek zobowiązań. I trudno jest określić, czym jest” prawdziwe zaangażowanie”, ponieważ zależy to od biznesu. Dlatego niektóre firmy wolą pomijać RFI i kontynuować RFP lub RFQ.

uruchomienie RFI wydłuża również proces zakupów, ponieważ organizacje muszą wziąć pod uwagę czas przeglądu RFI. Jednak w przypadku braku RFI niektórzy dostawcy mogą czuć się pokrzywdzeni na korzyść innych.

więc jeśli masz dużo czasu na zebranie informacji, uruchomienie procesu RFI przed procesem RFP jest drogą do zrobienia; w przeciwnym razie możesz przystąpić do wysyłania RFP.

przykłady pytań RFI (Prośba o informacje)

aby ułatwić sprawę, podam podstawową strukturę dla RFI. Powinna zawierać:

1. Oświadczenie o potrzebie (z celami i celami);
2. umowę o poufności lub poufności;
3. kilka podstawowych informacji o Twojej firmie(aby dać dostawcy kontekst);
4. lista kwalifikacji (czego szukasz u dostawcy, jak wygląda twój idealny dostawca);
5. Informacje, o które prosisz (czego potrzebujesz do podjęcia decyzji);
6. Twoje kryteria oceny;
7. termin;
8. instrukcje składania wniosków.

teraz, mając na uwadze ten szablon, istnieje „niewłaściwy” sposób i” poprawny ” sposób zadawania pytań. „Poprawnym” sposobem byłoby nie zadawanie niejasnych pytań, ale uczynienie ich bardzo konkretnymi.

na przykład, zamiast pytać ” jaki jest twój proces księgowy?”, można podzielić to pytanie na bloki:

• „jaki jest model funkcjonowania usług księgowych?”;
• ” Jak zarządzać zadaniami?”;
• „do kogo dzwonimy z pytaniami?”, itp.

inne pytania mogą brzmieć:

• co to jest „błąd” i jak go naprawić?;
• jakiej współpracy oczekujesz od swoich klientów?;
• Jak zarządzać satysfakcją klienta? Jak rozwiązywać umowy o gwarantowanym poziomie usług?.

Co to jest zapytanie ofertowe (RFP)

zapytanie ofertowe (Request for Proposal) jest dokumentem służącym do uzyskania kompleksowych ofert od zainteresowanych dostawców. Zwykle następuje wstępne RFI (który zawiera szczegóły budżetu, harmonogram i dokładny opis zakresu projektu), a jego celem jest umożliwienie dostawcom wykazania swoich umiejętności, doświadczenia i wiedzy.

zapytanie ofertowe jest stosowane tam, gdzie żądanie wymaga wiedzy technicznej lub gdzie żądany produkt lub usługa nie istnieje. Wniosek może wymagać badań i rozwoju w celu stworzenia tego, o co wnioskuje.

dokument RFP powinien zawierać:

1. spis treści;
2. umowę o zachowaniu poufności lub poufności;
3. podstawowe informacje o kliencie i procesie;
4. zakres i zakres projektu;
5. proponowany harmonogram;
6. szczegółowe informacje projektowe i wymagania;
7. wymagania handlowe;
8. przyznany budżet;
9. kryteria oceny dostawców;
10. instrukcje składania.

dokładne przygotowanie zapytania ofertowego jest ważne, ponieważ czas spędzony na tym etapie zapewni dobre odpowiedzi. Często firmy organizują również wstępne spotkania informacyjne, aby skrócić dostawców i odpowiedzieć na wszelkie pytania.

The advantages of RFP (Request for Proposal)

There are several reasons you will want to launch an RFP process:

• To notify suppliers of your intention to purchase certain products or services;
• aby uzyskać formalne zgłoszenie od wybranych dostawców, aby umożliwić porównanie ofert;
• aby pokazać, że masz formalny i uczciwy proces bez faworyzowania preferowanego dostawcy.

jednak jest też kilka wad.

wady RFP (Request for Proposal)

główną wadą RFP jest to, że nix udział dobrych perspektywy dostawcy, którzy uważają RFP są zbyt ryzykowne lub niskiej wydajności.

kolejną wadą jest to, że chociaż proces ofertowania znacznie skraca czas przyciągania dostawców, może być postrzegany jako system, który osłabia konkurencję, zapraszając tylko pewną liczbę oferentów.

wreszcie, są one również kosztowne, zajmują trochę czasu i tworzą biurokrację. Mimo to korzyści przewyższają wady.

przykłady zapytań RFP (Request for Proposal)

pisząc dokument RFP, musisz być konkretny; wyjaśnij produkty/usługi, których szukasz. Więc powinieneś:

• poproś o próbki/przykłady, certyfikaty lub referencje;
• poproś o kompleksowy plan cenowy;
• bądź tak dogłębny, jak potrzebujesz.

podczas procesu zapytań ofertowych masz również szansę dowiedzieć się, jak ty i twoi dostawcy będą współpracować. Oto kilka przykładów pytań, które pomogą Ci zmniejszyć ryzyko i zaoszczędzić czas i pieniądze:

• jak podejdziesz do wdrożenia ?
• jakie ryzyko dla harmonogramu lub budżetu widzisz w oparciu o Twoje zrozumienie naszej organizacji?
• jakie kroki możemy podjąć, aby kontrolować koszty i / lub ograniczyć przekroczenia kosztów?

Jaka jest różnica między RFI a RFP?

Podsumowując, RFI jest zwykle używane, gdy myślisz, że wiesz, czego chcesz, ale potrzebujesz więcej informacji od dostawców (i RFI zwykle następuje zapytanie ofertowe, podczas gdy zapytanie ofertowe jest używane, gdy wiesz, że masz problem, ale nie wiesz, jak dokładnie chcesz go rozwiązać. Zapytania ofertowe są zwykle bardziej otwarte niż Zapytania ofertowe, co pozwala dostawcom dostarczyć również własne sugestie dotyczące tego, w jaki sposób zaprojektują i zrealizują dany projekt.

który wybrać? RFI czy RFP?

wybór jednego nad drugim sprowadza się do świadomości etapu, w którym się znajdujesz. Jeśli po prostu próbujesz uzyskać przegląd dostawców lub sprawdzić, czy istnieje rozwiązanie twojego bólu, RFI może być najlepszym rozwiązaniem. Jeśli jesteś blisko zakupu, ale otwarty na pomysły, zapytanie ofertowe jest prawdopodobnie lepszym wyborem.

Uwaga końcowa

poprawne wdrożenie tych procesów wymaga czasu, poświęcenia i umiejętności. W przeciwnym razie ryzykujesz utratę czasu na nic, ponieważ w rzeczywistości nie znajdziesz rozwiązania swojego problemu. Więc bez względu na to, który proces wybierzesz, zawsze pamiętaj, dlaczego to robisz i jakiego wyniku oczekujesz.

gotowy do uruchomienia pierwszego zapytania ofertowego? Sprawdź Prokurię!