RFI vs. RFP: miten ne eroavat toisistaan ja kumman kannattaa valita
div>
varmistaaksesi, että valitset yrityksesi tarpeisiin parhaiten sopivan toimittajan, tarvitset joitakin kriittisiä tietoja. Mutta mistä tiedät, että sinulla on kaikki tarvitsemasi tiedot tai että esität oikeat kysymykset? Usein kyse on oikean prosessin antamisesta-RFI vs. RFP.
käytettävän prosessin valinta riippuu halutusta lopputuloksesta. Mitä aiot saada? Tietoa, tiukka ehdotus vai yksityiskohtainen hintatarjous? Katsotaan, mitä kukin prosessi merkitsee.
RFI (Request for Information) – prosessi on ensimmäinen askel oppia lisää yrityksestä, joka saatetaan teettää alihankintana tekemään työtä puolestasi. Tämä prosessi suodattaa toimittajat, jotka eivät täytä vaatimuksia tai eivät voi toimittaa tietyn aikajanan sisällä, ja se noudattaa yleensä muotoa, jota voidaan käyttää vertailutarkoituksiin.
siksi RFI: n tulisi sisältää:
- sisällysluettelo;
- johdanto ja RFI: n tarkoitus;
- selvitys RFI: n laajuudesta;
- RFI: n asiakirjassa käytetyt lyhenteet ja terminologia (on tärkeää käyttää alan standarditermejä, jotka tavarantoimittajat tunnistavat);
- täydennettävä malli (Tämä helpottaa työtäsi, kun vertaat toimittajia);
- yksityiskohdat seuraavista vaiheista — RFP (ehdotuspyyntö) tai RFQ (kiintiöpyyntö).
RFI-prosessin käynnistämisen tarkoituksena on tutkia useita vaihtoehtoja ennen asettumista yhdelle toimittajalle. Myös RFI-prosessin avulla toimittajat tietävät, että tarjousprosessi on oikeudenmukainen. Jos tarjoukseen kutsutuilla yrityksillä ei ole realistisia mahdollisuuksia voittaa, tavarantoimittajat tunnistavat sen ja osallistuminen lopulta vähenee.
RFI: n (tietopyyntö)
edut RFI: n (tietopyyntö)
ajan käyttäminen RFI: n kirjoittamiseen voi tuntua rasittavalta, mutta pitkällä aikavälillä se voi vahinkojen hallinnan muotona säästää sekä aikaa että rahaa.RFI-prosessin käynnistämisessä on useita etuja:
- saat mahdollisuuden ymmärtää markkinapaikkaa;
- voit selvittää, mitkä toimittajat suhtautuvat liiketoimintaasi vakavasti;
- saat yleiskuvan kilpailevista tuotteista;
- voit kerätä tuotetietoja, joiden avulla voit keksiä realistisia vaatimuksia RFP/RFQ: ssasi;
- saat lyhyen listan mahdollisista myyjistä, jotka haluat kutsua RFP: hen tai RFQ: hon.
RFI-prosessin käynnistämiseen liittyy kuitenkin myös haittoja.
RFI: n (tietopyyntö) haitat
RFI-prosessin käynnistämisen suuri haitta on se, että tavarantoimittajat saattavat nähdä sen asiana, jonka suhteen potentiaalinen asiakas ei ole kovin vakavissaan, jolloin he eivät mieti liikaa vastaustaan; he saattavat yksinkertaisesti lähettää Sinulle vakiohinnoittelunsa ja esitteensä (tiedot, jotka löydät helposti netistä muutenkin) kiinnittämättä huomiota erityistarpeisiisi.
toinen haitta olisi se, että Toimittaja ei välttämättä lähetä tietoa lainkaan, jos hän ei näe ostajalta todellista sitoutumista. Jäsennellyn vastauksen kirjoittaminen on sekä aikaa että rahaa vievää, joten on ymmärrettävää, että jotkut toimittajat eivät välttämättä halua tehdä sitä, jos mitään velvollisuutta ei ole. Ja on vaikea määritellä, mitä ”todellinen sitoutuminen” on, koska se riippuu liiketoiminnasta toiseen. Siksi jotkut yritykset haluavat ohittaa RFI ja edetä RFP tai RFQ.
RFI: n käynnistäminen laajentaa myös ostoprosessia, koska organisaatioiden on otettava huomioon aika RFI: n tarkistamiseen. RFI: n puuttuessa jotkut toimittajat saattavat kuitenkin tuntea olevansa epäedullisessa asemassa toisten hyväksi.
joten jos sinulla on runsaasti aikaa kerätä tietoa, RFI-prosessin käynnistäminen ennen RFP-prosessia on oikea tapa edetä; muussa tapauksessa voit jatkaa RFP: n lähettämistä.
esimerkkejä RFI: n (tietopyyntö) kysymyksistä
asioiden helpottamiseksi annan RFI: n perusrakenteen. Sen tulee sisältää:
- tarveselvitys (päämäärineen ja tavoitteineen);
- salassapitosopimus tai salassapitosopimus;
- taustatietoa yrityksestäsi (antaaksesi toimittajille asiayhteyden);
- luettelo pätevyyksistä (mitä etsit toimittajalta, miltä ihanteellinen toimittajasi näyttää);
- pyytämäsi tiedot (mitä tarvitset tehdäksesi päätöksen);
- arviointikriteerisi;
- määräaika;
- Toimittamisohjeet.
nyt, kun tämä malli on mielessä, on olemassa ”väärä” tapa ja ”oikea” tapa esittää kysymyksiä. ”Oikea” tapa olisi olla esittämättä epämääräisiä kysymyksiä, vaan tehdä niistä hyvin täsmällisiä.
esimerkiksi sen sijaan, että kysyttäisiin ”mikä on kirjanpitoprosessisi?”, voit rikkoa tämän kysymyksen lohkoiksi:
- ”mikä on kirjanpitopalvelujesi toimintamalli?”;
- ” miten hoidat tehtäviä?”;
- ” Who do we call with questions?”, jne.
muita kysymyksiä voisi olla:
- mikä on ”virhe” ja miten sen korjaa?;
- millaista yhteistyötä odotat asiakkailtasi?;
- miten hallitset asiakastyytyväisyyttä? Miten palvelutasosopimukset selvitetään?.
mikä on ehdotuspyyntö (RFP)
RFP (ehdotuspyyntö) on asiakirja, jolla saadaan kattavia ehdotuksia kiinnostuneilta toimittajilta. Se seuraa yleensä alkuperäistä RFI: tä (joka sisältää budjetin yksityiskohdat, aikajanan ja perusteellisen kuvauksen projektin laajuudesta), ja sen tarkoituksena on antaa toimittajille mahdollisuus osoittaa taitonsa, kokemuksensa ja tietonsa.
RFP: tä käytetään, jos pyyntö vaatii teknistä asiantuntemusta tai jos pyydettävää tuotetta tai palvelua ei ole vielä olemassa. Ehdotus voi edellyttää tutkimusta ja kehittämistä, jotta voidaan luoda mitä tahansa pyydetäänkin.
RFP-asiakirjan tulee sisältää:
- sisällysluettelo;
- salassapitosopimus tai salassapitosopimus;
- perustiedot asiakkaasta ja prosessista;
- hankkeen laajuudesta ja laajuudesta;
- ehdotettu aikajana;
- yksityiskohtaiset suunnittelutiedot ja vaatimukset;
- kaupalliset vaatimukset;
- varattu budjetti;
- arviointikriteerit toimittajille;
- Toimittamisohjeet.
RADIOSELVITYKSEN perusteellinen valmistelu on tärkeää, sillä tässä vaiheessa käytetty aika takaa hyvän vasteen. Usein yritykset järjestävät myös alustavia tiedotustilaisuuksia, joissa kerrotaan toimittajille ja vastataan kysymyksiin.
The advantages of RFP (Request for Proposal)
There are several reasons you will want to launch an RFP process:
- To notify suppliers of your intention to purchase certain products or services;
- saadaksesi valituilta toimittajilta virallisen lausunnon ehdotusten vertailua varten;
- osoittaaksesi, että sinulla on muodollinen ja oikeudenmukainen prosessi suosimatta haluamaasi toimittajaa.
on kuitenkin myös muutamia haittoja.
RFP: n (ehdotuspyyntö) haitat
RFP: n suuri haittapuoli on se, että ne nix: n osallistuminen hyviin toimittajan näkymiin, joiden mielestä RFP: t ovat liian riskialttiita tai heikkotuottoisia.
toinen haitta on se, että vaikka alueellista yhteistyötä koskeva prosessi lyhentää huomattavasti toimittajien houkutteluaikaa, se voidaan nähdä järjestelmänä, joka heikentää kilpailua kutsumalla vain tietyn määrän tarjoajia.
viimeisenä, mutta ei vähäisimpänä, ne ovat myös kalliita, vievät aikaa ja luovat byrokratiaa. Silti hyödyt ylittävät haitat.
esimerkkejä RFP (ehdotuspyyntö) – kysymyksistä
RFP-dokumenttia kirjoittaessasi sinun on oltava täsmällinen; selitä etsimäsi tuotteet / palvelut. Joten sinun pitäisi:
- pyydä näytteitä/esimerkkejä, sertifikaatteja tai referenssejä;
- pyydä kattavaa hinnoittelusuunnitelmaa;
- ole niin perusteellinen kuin pitää.
RFP-prosessin aikana sinulla on myös mahdollisuus oppia, miten sinä ja toimittajasi työskentelette yhdessä. Tässä muutamia kysymysesimerkkejä, jotka auttavat pienentämään riskejä ja säästämään aikaa ja rahaa:
- miten lähestyt toteutusta ?
- mitä riskejä näet aikajanalle tai budjetille perustuen ymmärrykseesi organisaatiostamme?
- mihin toimiin voimme ryhtyä kustannusten hallitsemiseksi ja / tai kustannusten ylitysten rajoittamiseksi?
mikä on RFI: n ja RFP: n ero?
Bottom line, RFI käytetään yleensä, kun luulet tietäväsi, mitä haluat, mutta tarvitset lisätietoja toimittajilta (ja RFI seuraa tyypillisesti RFQ, kun taas RFP käytetään, kun tiedät, että sinulla on ongelma, mutta et tiedä, miten haluat ratkaista sen. RFP: t ovat yleensä avoimempia kuin RFIs: t, jolloin toimittajat voivat antaa myös omia ehdotuksia siitä, miten he suunnittelisivat ja toteuttaisivat tietyn projektin.
kumpi kannattaa valita? RFI vai RFP?
jommankumman valitseminen ylitse muiden on kiinni siitä, että on tietoinen siitä, millaiseen vaiheeseen joutuu. Jos yrität vain saada yleiskuvan toimittajista tai nähdä, onko kipuusi ratkaisu, RFI saattaa olla oikea ratkaisu. Jos olet lähellä ostamista, mutta avoin ideoita, RFP on luultavasti parempi valinta.
Loppuhuomautus
näiden prosessien oikea toteuttaminen vaatii aikaa, omistautumista ja taitoja. Muuten olet vaarassa menettää aikaa turhaan, koska et todella päätyä löytää ratkaisu ongelmaasi. Joten riippumatta siitä, minkä prosessin valitset, pidä aina mielessä, miksi teet tämän ja mikä on tulos odotat.
valmis laukaisemaan ensimmäisen RFP: n? Tsekkaa prokuria!