RFI vs RFP: Hoe zijn ze anders en welke moet je kiezen
Om ervoor te zorgen u de leverancier die het beste past bij uw zakelijke behoeften, moet u een aantal essentiële informatie. Maar hoe weet je dat je alle details hebt die je nodig hebt of dat je de juiste vragen stelt? Het komt vaak neer op het uitgeven van het juiste proces — RFI vs RFP.
de keuze van het te gebruiken proces hangt af van het gewenste resultaat. Wat ben je van plan te krijgen? Informatie, een stevig voorstel of een gedetailleerd prijsbod? Laten we eens kijken wat elk proces inhoudt.
een RFI (Request for Information) proces is de eerste stap om meer te leren over een bedrijf dat mogelijk uitbesteed wordt om een klus voor u te doen. Dit proces filtert leveranciers die niet voldoen aan de eisen of niet kunnen leveren binnen de gegeven tijdlijn, en het volgt normaal gesproken een formaat dat kan worden gebruikt voor vergelijkende doeleinden.
daarom moet een RFI bevatten:
- een inhoudsopgave;
- een inleiding en het doel van de RFI;
- een uitleg van de reikwijdte van het RFI;
- afkortingen en terminologie gebruikt in het RFI — document (het is belangrijk om industriestandaardtermen te gebruiken die herkenbaar zijn voor leveranciers);
- een sjabloon om in te vullen (dit maakt uw werk gemakkelijker wanneer u leveranciers vergelijkt);
- Details over de volgende stappen-RFP (Request for Proposal) of RFQ (Request for Quota).
Het doel van het opstarten van een RFI-proces is om meerdere opties te verkennen voordat er een oplossing wordt gevonden voor één leverancier. Ook, het hebben van een RFI-proces op zijn plaats laat leveranciers weten dat het biedproces eerlijk zal zijn. Als bedrijven die worden uitgenodigd om te bieden geen realistische mogelijkheid hebben om te winnen, zullen Leveranciers dit erkennen en zal de deelname uiteindelijk afnemen.
De voordelen van een RFI (Request for Information)
het Nemen van tijd om te schrijven een RFI kan lijken als een last, maar op de lange termijn, als een vorm van damage control, het bespaart u tijd en geld.Er zijn verschillende voordelen aan de lancering van een RFI-proces:
- u krijgt de kans om de markt te begrijpen;
- u kunt achterhalen welke leveranciers uw bedrijf serieus nemen;
- u krijgt een overzicht van concurrerende producten;
- u kunt productinformatie verzamelen waarmee u realistische eisen kunt stellen in uw RFP/RFQ;
- u krijgt een shortlist van potentiële leveranciers die u wilt uitnodigen voor een RFP of RFQ.
Er zijn echter ook nadelen aan het opstarten van een RFI-proces.
de nadelen van RFI (verzoek om informatie)
een groot nadeel van het opstarten van een RFI-proces is dat leveranciers het kunnen zien als iets waar de potentiële klant niet erg serieus over is, in welk geval ze niet te veel aandacht zullen besteden aan hun reactie; ze kunnen u gewoon hun standaardprijzen en brochures toesturen (informatie die u toch gemakkelijk online kunt vinden) zonder aandacht te besteden aan uw specifieke behoeften.
een ander nadeel zou zijn dat de leverancier helemaal geen informatie kan verzenden als hij geen echte verbintenis van de afnemer ziet. Het schrijven van een gestructureerd antwoord kost zowel tijd als geld, dus het is begrijpelijk dat sommige leveranciers dat niet willen doen zonder enige verplichting. En het is moeilijk om te definiëren wat” echte betrokkenheid ” is, omdat het van bedrijf tot bedrijf afhangt. Daarom geven sommige bedrijven er de voorkeur aan om de RFI over te slaan en door te gaan met een RFP of RFQ.
het opstarten van een RFI breidt ook het aankoopproces uit omdat organisaties rekening moeten houden met de tijd voor herziening van de RFI ‘ s. Echter, bij afwezigheid van een RFI, sommige leveranciers kunnen het gevoel dat ze zijn benadeeld ten gunste van anderen.
dus als je genoeg tijd hebt om informatie te verzamelen, dan is het starten van een RFI-proces voor het RFP-proces de manier om te gaan; anders kun je doorgaan met het verzenden van de RFP.
voorbeelden van RFI (request for Information) vragen
om het makkelijker te maken, zal ik u een basisstructuur geven voor een RFI. Het moet bevatten:
- een verklaring van behoefte (met doelstellingen en doelstellingen);
- een geheimhoudings-of geheimhoudingsovereenkomst;
- enige achtergrondinformatie over uw bedrijf (om leveranciers een context te geven);
- een lijst met kwalificaties (wat u zoekt bij een leverancier, hoe uw ideale leverancier eruit ziet);
- de informatie die u aanvraagt (wat u nodig hebt om een beslissing te nemen);
- uw evaluatiecriteria;
- de deadline;
- instructies voor het indienen.
nu, met dit sjabloon in gedachten, is er een” verkeerde “manier en een” correcte ” manier om vragen te stellen. De “juiste” manier zou zijn om geen vage vragen te stellen, maar om ze heel specifiek te maken.
bijvoorbeeld, in plaats van te vragen ” Wat is uw accounting proces?”, kun je die vraag in blokken breken:
- ” Wat is uw bedrijfsmodel voor boekhouddiensten?”;
- ” Hoe beheert u taken?”;
- ” wie bellen we met vragen?”, etc.
andere vragen kunnen zijn:
- Wat is een “fout” en hoe los je dit op?;
- welke samenwerking verwacht u van uw klanten?;
- hoe beheert u de klanttevredenheid? Hoe kom je aan service level agreements?.
Wat is Request for Proposal (RFP)
een RFP (Request for Proposal) is een document dat wordt gebruikt om uitgebreide voorstellen van geïnteresseerde leveranciers te verkrijgen. Het volgt meestal een eerste RFI (dat budget details omvat, een tijdlijn, en een grondige beschrijving van het project scope) en het doel is om leveranciers in staat te stellen om hun vaardigheden, ervaring en kennis te tonen.
een RFP wordt gebruikt wanneer de aanvraag technische deskundigheid vereist of wanneer het product of de dienst die wordt aangevraagd nog niet bestaat. Het voorstel kan onderzoek en ontwikkeling vereisen om te creëren wat er gevraagd wordt.
Het RFP-document moet bevatten:
- een inhoudsopgave;
- een geheimhoudings-of geheimhoudingsovereenkomst;
- basisinformatie over de cliënt en het proces;
- de omvang en de reikwijdte van het project;
- een voorgestelde tijdlijn;
- gedetailleerde ontwerpinformatie en vereisten;
- commerciële vereisten;
- het toegewezen budget;
- evaluatiecriteria voor leveranciers;
- Indieningsinstructies.een grondige voorbereiding van het RFP is belangrijk, aangezien de tijd die in dit stadium wordt besteed voor goede reacties zal zorgen. Vaak organiseren bedrijven ook voorbereidende informatiebijeenkomsten om leveranciers te briefen en vragen te beantwoorden.
The advantages of RFP (Request for Proposal)
There are several reasons you will want to launch an RFP process:
- To notify suppliers of your intention to purchase certain products or services;
- om een formele indiening van de gekozen leveranciers te krijgen om een vergelijking van voorstellen mogelijk te maken;
- om aan te tonen dat u een formeel en eerlijk proces hebt zonder een voorkeursleverancier te bevoordelen.
Er zijn echter ook enkele nadelen.
de nadelen van RFP (Request for Proposal)
een groot nadeel van RFP ’s is dat zij de deelname van goede verkopers die denken dat RFP’ s te riskant of laag rendement.
een ander nadeel is dat, hoewel een RFP-proces de tijd om leveranciers aan te trekken aanzienlijk verkort, het kan worden gezien als een systeem dat de concurrentie ondermijnt door slechts een bepaald aantal inschrijvers uit te nodigen.
Last but not least, ze zijn ook duur, duren een tijdje en creëren bureaucratie. Toch overtreffen de voordelen de nadelen.
voorbeelden van RFP (Request for Proposal) vragen
tijdens het schrijven van een RFP-document moet u specifiek zijn; leg uit welke producten/diensten u zoekt. Dat zou je moeten doen.:
- vraag om monsters/ voorbeelden, certificeringen of referenties;
- vraag een uitgebreid prijsplan aan;
- wees zo diepgaand als nodig is.
tijdens een RFP-proces heeft u ook de kans om te leren hoe u en uw leveranciers zullen samenwerken. Hier zijn een paar vragen voorbeelden die u zullen helpen het risico te verminderen en tijd en geld te besparen:
- Hoe gaat u de implementatie van ?
- welke risico ‘ s voor de tijdlijn of het budget ziet u, op basis van uw begrip van onze organisatie?
- welke stappen kunnen we ondernemen om de kosten te beheersen en/of kostenoverschrijdingen te beperken?
Wat is het verschil tussen RFI en RFP?
Bottom line, een RFI wordt over het algemeen gebruikt als je denkt te weten wat je wilt, maar meer informatie nodig hebt van de leveranciers (en RFI wordt meestal gevolgd door een RFQ, terwijl een RFP wordt gebruikt als je weet dat je een probleem hebt, maar niet weet hoe je het precies wilt oplossen. RFP ’s zijn over het algemeen opener dan RFI’ s, waardoor leveranciers ook hun eigen suggesties kunnen doen over hoe zij een bepaald project zouden ontwerpen en voltooien.
welke moet u kiezen? RFI of RFP?
het ene boven het andere kiezen komt neer op je bewust zijn van het stadium waarin je jezelf bevindt. Als je gewoon probeert om een overzicht van leveranciers te krijgen of zien of er een oplossing voor uw pijn, dan is de RFI misschien de manier om te gaan. Als je dicht bij de aankoop, maar open voor ideeën, een RFP is waarschijnlijk de betere keuze.
eindnoot
het correct implementeren van deze processen vereist tijd, toewijding en vaardigheden. Anders riskeer je tijd te verliezen voor niets als je niet daadwerkelijk uiteindelijk het vinden van een oplossing voor uw probleem. Dus het maakt niet uit welk proces je kiest, houd altijd in gedachten waarom je dit doet en wat de uitkomst is die je verwacht.
klaar om uw eerste RFP te starten? Kijk naar Prokuria!