Personalplanung: Definition, Ziele und Schritte
Personalplanung ist ein wesentlicher Bestandteil jedes erfolgreichen Unternehmens. Leider vernachlässigen viele Manager diese wichtige Praxis für andere, einfachere Aufgaben, weil sie nicht verstehen, was diese Art der Planung erfordert.In anderen Fällen verstehen Manager möglicherweise nicht, wie entscheidend die Personalplanung für ihre langfristige Unternehmensstrategie und den endgültigen Erfolg ihres Unternehmens ist.
Hier kann Sling helfen. In diesem Artikel definieren wir die Personalplanung, skizzieren ihre Ziele und geben eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Umsetzung dieser entscheidenden Praxis in Ihrem Unternehmen.
Human Resource Planning Definiert
Human Resource Planning (oder kurz HRP) ist der fortlaufende Prozess der systematischen Vorausplanung, um das wertvollste Kapital Ihres Unternehmens zu optimieren und zu maximieren — hochwertige Mitarbeiter.Wenn Sie HRP in jeden Aspekt Ihrer Strategie integrieren – funktional, geschäftlich oder organisatorisch — rationalisieren Sie den Prozess der Schaffung der besten Anpassung zwischen verfügbaren Jobs und verfügbaren Mitarbeitern. Vermeiden Sie gleichzeitig einen Mangel oder Überschuss an Arbeitskräften.
So einfach das auch klingen mag, die Personalplanung umfasst mehr als die Einrichtung eines Systems und die Implementierung in Ihrem Unternehmen.
Die Ziele von HRP sind sehr spezifisch und können den Unterschied zwischen Erfolg oder Stagnation bedeuten. Wir werden diese Ziele im nächsten Abschnitt diskutieren.
Ziele der Personalplanung
Wie bereits erwähnt, geht es bei der Personalplanung darum, die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Jobs in Ihrem Unternehmen zusammenzubringen.
Sie können dies tun, während Sie potenzielle Mitarbeiter interviewen, oder sogar während der Leistungsüberprüfung eines langjährigen Teammitglieds, das nach mehr Verantwortung strebt.Während die Zuordnung von Mitarbeitern zu Jobs ein großer Teil der Personalplanung ist, hören die Ziele von HRP hier nicht auf. Weitere HRP-Ziele sind:
- Anpassung an schnelle technologische Veränderungen
- Produktinnovation vorantreiben
- Anpassung an eine globalisierte Wirtschaft
- Vorbereitung auf Generations- und Kulturwandel
- Antizipation von Job- und Qualifikationsänderungen
- Erleichterung des Wachstums
- Verbesserung des Geschäftsbetriebs
- Risikominderung
- Vermeidung von Talentmangel oder -überschuss
- Einhaltung lokaler, staatlicher und bundesstaatlicher Vorschriften
- Implementierung eines erfolgreichen Onboarding-Prozesses
Wie Sie sehen, ist HRP ein wesentlicher Bestandteil des erfolgreichen Betriebs Ihres Unternehmens und seiner wachstum sowohl kurz- als auch langfristig.Da dieser Prozess mit jedem Aspekt Ihres Unternehmens verbunden ist, können Sie sich von der Aussicht auf die Erstellung einer neuen HRP-Strategie überwältigt fühlen.
Lassen Sie sich nicht davon abhalten, ein System zu implementieren, das die Arbeitsweise Ihres Unternehmens revolutionieren kann — jetzt und in Zukunft.
Denken Sie daran, dass die Personalplanung nicht alle Ziele auf dieser Liste ab dem Zeitpunkt ihres Inkrafttretens berücksichtigen muss. Fangen Sie klein an und erweitern Sie in verschiedene Bereiche, sobald Sie ein oder zwei Ziele angesprochen haben.
Im nächsten Abschnitt besprechen wir eine Schritt-für-Schritt-Methode zur Erstellung einer Personalplanungsstrategie für Ihr Unternehmen.
Schritte in der Personalplanung
1) Analysieren Sie die Organisationsstrategie
Jedes erfolgreiche Workforce-Management—Programm — einschließlich der Personalplanung – ist ein direkter Ableger der Organisationsstrategie Ihres Unternehmens.
Daher sollten Sie Ihren HRP-Prozess immer mit der Analyse der Ziele und Pläne Ihrer Organisation beginnen. Mit diesen Strategien im Hinterkopf können Sie dann mit der Erstellung eines allgemeinen Leitbilds für Humanressourcen fortfahren.
Von dort aus können Sie sich durch die verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens arbeiten, um Themen wie:
- Vorteile
- Rekrutierung
- Mitarbeiterbeziehungen
- Ruhestand
Wenn Sie diese Informationen aufgeschrieben haben, können Sie einen Personalplan erstellen, der Ihrem Unternehmen hilft, seine Ziele zu erreichen und aufrechtzuerhalten.
2) Bestandsaufnahme der aktuellen Humanressourcen
Nach der Analyse Ihrer Organisationsstrategie ist es an der Zeit, eine Bestandsaufnahme der aktuellen Humanressourcen Ihres Unternehmens vorzunehmen.
Dabei ist es von Vorteil, Variablen wie:
- Gesamtzahl der Teammitglieder, die Sie beschäftigen
- Wer arbeitet in welcher Abteilung
- Fähigkeiten jedes Mitarbeiters
- Leistungsbeurteilungen
- Team und individuelles Potenzial
Mit diesen Daten stellen Sie sicher, dass Ihre vorhandene Belegschaft groß genug und qualifiziert genug ist, um den aktuellen Bedarf zu decken, bevor Sie mit dem nächsten Schritt in diesem Handbuch fortfahren.
3) Prognostizieren Sie die Zukunft Ihrer Belegschaft
In Schritt drei geht es um Planung, Vorhersage und Vorbereitung auf die Zukunft.
Lassen Sie sich von Ihrer Unternehmensstrategie und Ihren aktuellen Mitarbeiterdaten leiten und geben Sie Ihr Bestes, um die Zukunft Ihrer Belegschaft vorherzusagen. Achten Sie darauf, alle Ziele und Pläne in Ihre Prognose aufzunehmen.
Untersuchen Sie Variablen wie:
- Erweiterung
- Neue Produktangebote
- Neue Dienstleistungen
- Ein zweiter (oder dritter) Standort
- Arbeitskosten
- Lieferanten- und Lieferantenbeziehungen
- Kosten der verkauften Waren
- Inventar
Eine solche Prognose in Verbindung mit den Personaldaten aus Schritt zwei gibt Ihnen ein genaues Bild davon, wo sich Ihr Unternehmen gerade befindet und wo Sie es haben möchten fünf, 10, sogar 15 Jahre später zu sein.
4) Lücken abschätzen
Bewaffnet mit den Informationen, die Sie bisher erstellt haben, können Sie jetzt abschätzen, ob es Lücken in Ihrer Personalstrategie gibt oder nicht.
Benötigen Sie mehr Mitarbeiter, um Ihr Unternehmen von der Gegenwart dorthin zu bringen, wo Sie es in Zukunft haben möchten? Wenn ja, wie viele? Brauchen Sie weniger Mitarbeiter? Wenn ja, wie viele?
Erfordert Ihre Prognose eine Neuzuweisung oder Umverteilung der aktuellen Teammitglieder? Wenn ja, wie würden Sie vorgehen?
Sobald Sie die Lücken zwischen Ihrer aktuellen und zukünftigen Belegschaft geschätzt haben, können Sie mit Schritt fünf fortfahren, wo die gesamte Planung und das Brainstorming zum Tragen kommen.
5) Einen Aktionsplan formulieren
Bei der Formulierung eines Aktionsplans trifft der Gummi sozusagen auf die Straße.
Ihr Aktionsplan sollte alle vorhergehenden Analysen berücksichtigen – Organisationsstrategien, aktuelles HR—Inventar, HR-Prognose und Lücken zwischen Gegenwart und Zukunft -, um ein schrittweises System zu erstellen, mit dem Sie Ihr Unternehmen von Punkt A nach Punkt B bringen können.
Der Aktionsplan wird für jedes Unternehmen anders sein. Einige Unternehmen müssen möglicherweise mit der Rekrutierung und Schulung beginnen. Andere Unternehmen müssen möglicherweise ihre bestehende Belegschaft fördern oder umstellen.Noch andere Unternehmen müssen möglicherweise ein Ruhestandsprogramm oder einen Umstellungsprozess entwickeln, um mit überschüssigen Mitarbeitern umzugehen.
Wenn Sie Ihren Plan erstellen, beginnen Sie mit dem Theoretischen — entwickeln Sie sich von X zu Y — und gehen Sie dann zu umsetzbaren Schritten über, die Ihre Personalabteilung ergreifen kann — zum Beispiel zwei neue Teammitglieder jedes Jahr einstellen und behalten —, um die Theorie in die Realität umzusetzen.
Mit diesen Schritten können Sie ein erfolgreiches Personalplanungssystem in Ihr Unternehmen implementieren, unabhängig davon, wie viele Mitarbeiter Sie haben.
Vernachlässigen Sie bei der Implementierung des HRP Ihres Unternehmens nicht die Grundlage aller guten Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehungen: Planung und Kommunikation.
Planung und Kommunikation für eine effektive Personalplanung
Planung und Kommunikation sind Schlüsselkomponenten eines effektiven Personalplanungsprozesses.
Der Zeitplan Ihres Teams ist der Grundstein, auf dem Sie ihre Arbeitserfahrung aufbauen. Wenn der Zeitplan nicht alle Parteien zufriedenstellt – Mitarbeiter und Management gleichermaßen – leidet Ihr Unternehmen.Ebenso fördert eine klare Kommunikation mit all Ihren Mitarbeitern ein starkes Team und hält alle auf dem Laufenden über Mitarbeiterleistung, Inventar, Standardarbeitsanweisungen, Kundenzufriedenheit und Ihr Unternehmen als Ganzes.
Im 21.Jahrhundert werden die besten Zeitpläne erstellt und die beste Kommunikation mit Hilfe von dedizierter Software wie Sling aufrechterhalten.
Egal, ob Ihr Unternehmen eine oder drei Schichten hat, Gleitzeit oder eine komprimierte Arbeitswoche anbietet oder einen 9-zu-5-Arbeitsplan oder einen 9/80-Arbeitsplan erstellt, Sling kann Ihnen helfen, den Erstellungsprozess von Zeitplänen zu vereinfachen.
Und mit erweiterten Kommunikationsfunktionen ist Sling das einzige Tool, das Sie jemals benötigen, um Ihre Mitarbeiter über Ihr Unternehmen auf dem Laufenden zu halten und miteinander in Verbindung zu bleiben.
Tatsächlich haben wir die Sling-App entwickelt, um die Kommunikation zu optimieren und die Planung, Nachverfolgung von Arbeitskräften, Suche nach Ersatzkräften, Zuweisung von Aufgaben und Aufbau des Mitarbeiterengagements extrem einfach zu gestalten.
Es gibt so viele Möglichkeiten, wie Sie Ihre Personalplanung verbessern können, dass wir hier keinen Raum haben, darüber zu sprechen. Also, anstatt darüber zu lesen, warum probierst du es nicht aus?
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